Adquisiciones
Durante los procesos de planificación del proyecto también se deben incluir las adquisiciones para este. Una vez que son estimados los recursos, ya podemos identificar aquellos que la organización ya dispone, y aquellos recursos que se deben adquirir. Es decir, determinar qué bienes y servicios se adquirirán fuera de la organización, y aquellos que están disponibles.
Dependiendo de las adquisiciones que se deban realizar para el proyecto es importante establecer el tipo de contrato más conveniente: precio fijo, tiempo y materiales, costos reembolsables, etc.
Tipos de contrato
Primeramente, identificaremos a las partes que intervienen en un contrato:
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Comprador: Es la persona que adquiere los bienes o servicios.
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Vendedor: Es quien será el proveedor de los productos o servicios que tú necesitas.
Con esta aclaración, a continuación, tenemos los tipos de contratos más comunes:
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Precio fijo o suma global: Bajo esta modalidad de contrato, el comprador y el vendedor acuerdan un precio de manera anticipada por los bienes o servicios. En este caso, el precio debe mantenerse hasta el final. Algunas modalidades de este contrato son:
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Contrato de precio fijo cerrado (FP)
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Contrato de precio fijo más honorarios con incentivos (FPIF)
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Contrato de precio fijo con ajuste de precios por la inflación (FPEPA)
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Costos Reembolsables: En esta modalidad de contrato el vendedor establece el costo por sus honorarios de una manera fija, y en caso que se tuviera que incurrir en algún tipo de compra propia como hospedaje o movilización para poder completar su contrato, estos serán pagados por el comprador. Es decir, el precio total del contrato se conocerá al finalizar la actividad. Algunas modalidades de este contrato son:
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Contrato de costo más honorarios fijos (CPFF)
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Contrato de costo más honorarios con incentivos (CPIF)
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Contrato de costo más honorarios por cumplimiento de objetivos (CPAF)
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Contrato de costo más porcentaje del costo (CPPC)
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Tiempo y materiales (T&M): En este tipo de contrato el vendedor indica el tiempo que le tomará realizar el trabajo incluyendo los materiales que utilizará. En base a esto, el precio total dependerá solo del tiempo que le tome al vendedor; por lo tanto, se conocerá al final, cuando haya terminado.
Cada tipo de contrato presenta riesgos para las partes, en el siguiente gráfico se muestra el nivel de riesgo de cada uno:
Conociendo los detalles de los tipos de contrato es importante identificar las ventajas de cada uno:
Los contratos por precio fijo tienen un alto riesgo para el vendedor ya que podrían haber cambios en el alcance del contrato que involucren un mayor uso de recursos que los estimados inicialmente para completar el trabajo. Este tipo de contrato es recomendable cuando se tiene muy claro el alcance de la adquisición, si el alcance tiene detalles poco claros es conveniente utilizar incentivos o ajuste de precios porque de lo contrario alguna de las partes puede tener problemas para completar el trabajo con un precio conveniente.
En cuanto a los contratos de costos reembolsables el comprador tiene mayor riesgo, debido a que el precio dependerá plenamente del vendedor, quien tiene sus honorarios fijos y sus gastos van a ser pagados por el comprador. Este tipo de contrato se recomienda utilizar cuando no se tiene claro el alcance de la adquisición y se trata de una compra crítica para el proyecto.
Finalmente, los contratos de tiempo y materiales colocan el riesgo tanto de lado del comprador como de lado del vendedor en un término medio. Para este caso, aunque el precio final no se conoce con certeza, el vendedor también debe cuidar de sus gastos porque pueden ser rechazados por el comprador. En estos tipos de contrato también se puede establecer incentivos o multas que ayuden a garantizar el cumplimiento de objetivos, el tiempo de entrega o alguna situación particular que necesite el proyecto.
Matriz de adquisiciones
En esta matriz se coloca la forma en que se realizarán las adquisiciones, indicando la modalidad de adquisición de los bienes o servicios, estableciendo las fechas en las que se necesita dichas adquisiciones y los detalles que se consideren necesarios.
Con esta matriz se puede visualizar en su conjunto los entregables identificados en la EDT que serán adquiridos para la ejecución del proyecto. Hay recordar que la matriz deberá ser actualizada regularmente, en especial si existen cambios en el Cronograma o el Presupuesto del proyecto.