Alcance

Una de las primeras tareas que debemos realizar durante la planificación es identificar lo que vamos a hacer, es decir, el Alcance.

Definir el alcance nos permite garantizar que el proyecto incluya todo el trabajo requerido, y únicamente el trabajo requerido, para completar el proyecto con éxito. Es decir, aquí definimos y controlamos lo que se incluye y que no se incluye en el proyecto.

Para esto es necesario tener en cuenta todos los requisitos que el proyecto debe cumplir.

Requisitos

En algunas ocasiones empezamos proyectos que en un inicio no tienen claro lo que se va a hacer, esto es muy común. Por ello, es vital empezar recopilando los requisitos para el proyecto. Muchos de los interesados en el proyecto tienen expectativas y algunos también tienen exigencias, recomendaciones, solicitudes, y etc., a estos les denominaremos requisitos.

Es importante reconocer estos requisitos en un principio, ya que en la fase inicial de la planificación es cuando el impacto de los cambios es el menor, y si no detectamos un requisito al principio, lo más seguro es que luego aparezca en forma de cambio para el proyecto.

Hay que tener en cuenta que no todos los requisitos que identificamos inicialmente son imprescindibles, tenemos que analizar cada uno de ellos y consultar con el sponsor y cliente sobre los criterios para aprobarlos. Esto servirá para establecer lo que se hará y no se hará en el proyecto. De esta manera, se podrá comunicar con honestidad a los interesados y evitar crear falsas expectativas en ellos.

Recuerda que la recopilación de requisitos servirá para definir el alcance del proyecto y estructurarlo, como veremos a continuación.

Estructura de desglose de trabajo (EDT)

La Estructura de Desglose del Proyecto (EDT) es una herramienta increíblemente poderosa para definir el alcance del proyecto. La EDT consiste en organizar el trabajo de una manera estructurada, dividiendo el proyecto en fases o entregables, y luego a cada una de estas en paquetes de trabajo, de forma que generamos una especie de organigrama de trabajo. Por lo tanto, se descompone el proyecto en partes más pequeñas para facilitar la gestión del proyecto.

Esto nos ayuda a:

Tener una visión de conjunto para que el equipo de trabajo comprenda rápidamente su lugar en el proyecto.
Servir como base para la estimación de tiempos, costos, recursos y riesgos.
Facilitar la comunicación.
Facilitar el control de cambios.
Entre otras.

Aquí te dejamos algunas guías para elaborar la EDT:

Considera el todo el trabajo, es decir 100% del alcance del proyecto. A menudo se interpreta como: lo que no está en la EDT ¡no se hace!
Divide el proyecto en entregables (es decir partes necesarias para completarlo) hasta que sea sencillo asignar su responsable, estimar su duración y costos, y luego dar seguimiento.
Todos los entregables también deben descomponerse, al menos en dos entregables o paquetes de trabajo más.
Cada entregable o paquete de trabajo debe tener un código para facilitar su ubicación y seguimiento.
La suma de los paquetes de trabajo debe dar como resultado los entregables, ni más ni menos.
Elabora la EDT con el equipo del proyecto, así ellos te ayudarán, lo comprenderán y se comprometerán con su ejecución.
Es recomendable que cada paquete de trabajo y entregable tenga un diccionario, es decir un texto simple que lo explique de forma clara para cualquier interesado.
La EDT es una de las bases del proyecto, por ello debe ser conocida por todos los interesados clave.