Costos
Simultáneamente cuando estimamos la duración de las actividades y recursos, también realizamos indirectamente la estimación de costos. Esto es porque cada recurso tiene un costo establecido por su uso. Por lo tanto, calculamos los costos de cada recurso para completar las actividades del proyecto. Se recomienda lo siguiente:
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Los costos deben estar basados en la EDT y los recursos estimados anteriormente.
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La estimación la debe hacer (de preferencia) la persona que luego realizará esa tarea.
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La información histórica y las lecciones aprendidas son muy importantes en este paso.
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Considera que hay distintos tipos de costo: fijos, variables, directos, indirectos.
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Tipos de costos
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Costos variables: que dependen de la cantidad de trabajo como la mano de obra, materia prima, equipos, materiales.
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Costos fijos: que generalmente no dependen de manera directa de la cantidad de trabajo como gastos de personal administrativo, arriendo de oficinas, trámites, permisos de trabajo, etc.
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Costos directos: mano de obra, materia prima, equipos, materiales.
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Costos indirectos: gastos de personal administrativo, arriendo de oficinas, depreciaciones.
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Costos hundidos o enterrados: estudios de exploración, estudios de factibilidad.
Estimar costos
Presupuesto
Debemos imaginar a los costos del proyecto como un iceberg, en donde los costos visibles están en la superficie, pero muchas veces existen costos asociados al proyecto que no son visibles como: gastos de logística, mantenimientos, costos financieros, costos de calidad, etc. Se recomienda tener en cuenta estos costos ya que pueden complicar el presupuesto si no se identifican a tiempo.
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Componentes del presupuesto
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Presupuesto del Proyecto: Incluye la línea base de costos y la reserva de gestión.
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Reserva de Gestión: Reserva asignada por la organización o el sponsor. Se la utiliza en caso de imprevistos, aunque se requiere la aprobación de los mismos.
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Línea Base de Costos: Incluye las estimaciones de costo de los paquetes de trabajo y la reserva para contingencias.
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Cuentas de Control: Punto de control administrativo para medición del desempeño del proyecto.
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Reserva para Contingencias: Costos asignados para riesgos con estrategia de respuesta.
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Estimación de Costos de Paquetes de Trabajo: Costos estimados para realizar los paquetes de trabajo, incluyendo las actividades y su reserva para contingencias.
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Reserva para Contingencias de las Actividades: Costo destinado a cubrir los riesgos identificados y que pueden afectar al proyecto en cada actividad.
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Estimación de Costos de las Actividades: Costos estimados para realizar cada una de las actividades del proyecto.
Curva de inversión o curva "S"
Una vez que se ha completado presupuesto de costos del proyecto, el siguiente paso consiste en determinar el costo en función del tiempo y una herramienta que nos ayuda con esto es la Curva de inversión o también conocida como Curva ”S” por su forma.
La Curva de inversión, consiste en un gráfico del presupuesto (costos programados o planificados) a lo largo del proyecto. La misma nos permite, por un lado, entender el comportamiento que tendrá el flujo de recursos, y por otro, nos sirve como medida de avance respecto al o los entregables que se reciben fruto de la ejecución del proyecto.
El eje Y representa el valor acumulado y el eje X el tiempo del proyecto. Normalmente, la gráfica tiene la forma de la letra “S” porque al principio del proyecto los gastos son bajos, luego se incrementan y después se reducen a medida que el proyecto vaya finalizando.
Si la comparamos la curva “S” con la curva de los gastos reales (durante la ejecución del proyecto), nos ayuda a apreciar de manera gráfica la variación de costos del proyecto entre lo planificado y lo realmente gastado.