Ejecución

Una vez que se ha completado la planificación, y tenemos el plan del proyecto aprobado procedemos con la ejecución. Es decir, se completa el trabajo definido en el plan para la dirección del proyecto a fin de satisfacer los requisitos del proyecto. Sin embargo, hay que recordar que la planificación es un proceso que continúa a lo largo de casi todo el proyecto.

En la etapa de ejecución es indispensable realizar lo siguiente:

Reunión de Kick-Off

Cuando se está por empezar la ejecución es recomendable realizar una reunión de lanzamiento del proyecto o Kick-Off.

Esta reunión es de gran importancia porque permitirá al cliente comunicar el objetivo del proyecto, el sponsor podrá indicar la manera en que brindará su soporte, y sobretodo, el director comunicará la planificación, los hitos importantes y el plazo del proyecto.

De igual manera, esta reunión es ideal para que el equipo del proyecto se conozca, se motiven para alcanzar los objetivos y resolver dudas que pudieran aparecer. Esta reunión puede realizarse de distintas formas: evento social, una junta formal, video conferencia, etc., sin embargo, el éxito de esta reunión radica en que todos los miembros del equipo, el cliente y el sponsor deben estar presentes es decir, todos los interesados clave del proyecto deben conocer de la reunión.

Hacer el trabajo

Durante la ejecución, cada miembro del equipo conoce su responsabilidad y ejecuta los entregables a su cargo.

Una vez formado el equipo, el trabajo se enfoca en realizar un seguimiento al desempeño de las actividades de los miembros del equipo del proyecto, proporcionar retroalimentación, resolver problemas y gestionar cambios para optimizar el desempeño del proyecto.

Los porcentajes de avance del proyecto son fundamentales en esta etapa, recuerda que los responsables de las actividades deben presentarlos. Recuerda también que se deben seguir los lineamientos de la planificación para medir el avance de las actividades, si alguna actividad no tiene definida la manera de medir su avance, es indispensable reunirse con el equipo y establecer una lo antes posible y que sea sencilla de medir y controlar.

Coordinar al equipo

Cuando el proyecto ha arrancado el director o jefe del proyecto es como un director técnico de un equipo de fútbol, debe dirigir y coordinar a cada miembro del equipo, aunque ellos ya conozcan lo que deben hacer en el campo. Aquí hay algunos consejos para realizar esta actividad:

Verificar que el equipo trabaje en conjunto y tenga toda la información relevante a su disposición. Asimismo, esta información debe estar actualizada para evitar errores por documentos obsoletos.
Utilizar las formas que elegidas en planificación para la comunicación del equipo y los interesados según la importancia de lo que se vaya a tratar.
Capacitar al personal en caso de que alguien tenga problemas, delegar a una persona que no tiene la experiencia o conocimiento puede afectar seriamente el proyecto.
Tener presente el cronograma del proyecto ayudará a que los miembros del equipo permanezcan enfocados en cumplir sus actividades, ya que no quieren que el proyecto se retrase por su causa.
Mantener motivados a los miembros del equipo ayudará mucho para que el proyecto avance como lo planificado.

Liderazgo

Mientras cada miembro del equipo ejecuta sus actividades, es muy común que surjan problemas. Por lo tanto, nuestro trabajo es resolver aquellos que interfieran con el desempeño del proyecto.

A continuación, veremos a mostrar una estrategia sencilla de Liderazgo situacional que ayudará a dirigir al equipo de proyecto, para ello vamos a analizar a cada miembro del equipo según dos parámetros:

El primero es la aptitud, en el que se evalúa si un miembro del equipo sabe realizar su trabajo, o en otras palabras, tiene el conocimiento y la experiencia necesarias.

Y el otro eje es la actitud, en donde se evalúa si la persona quiere hacer su trabajo, basados en nuestra percepción de su comportamiento. Generalmente, es sencillo establecer cuando una persona tiene problemas de actitud.

La evaluación es simple. Primeramente, vamos a calificar cada parámetro como sí o no, y de acuerdo a los resultados obtenidos, se colocará a cada miembro del equipo en uno de los cuadrantes.

Según su posición aplicaremos las siguientes estrategias:

Las personas con alta actitud y aptitud son ideales para el proyecto, puedes confiar en ellas para delegar trabajo. Lo realizarán con ganas y tendrán la competencia para entregarlo sin problemas.
En el caso de los miembros con alta actitud, pero con baja aptitud; la estrategia es capacitarlos. Estos miembros del equipo tienen las ganas de realizar su trabajo aunque necesitan ayuda de alguien con mayor experiencia o conocimiento.
Para aquellos con alta aptitud pero baja actitud es mejor es darles instrucciones concretas y supervisar de cerca el trabajo que realizan, ya que puede tener errores u omisiones.
Los miembros con baja aptitud y baja actitud son los que requieren más ayuda. Se recomienda conversar con ellos sobre los puntos en los que puedan mejorar (el hecho que conozcan claramente aquello en lo que deben mejorar les permitirá enfocarse) y evaluarlos periódicamente para verificar su progreso.

Con estas estrategias, puedes gestionar de mejor manera al equipo de proyecto, recuerda que el mejor liderazgo es el que se adapta a su equipo.

El Director del Proyecto

Una función del Director del proyecto durante la ejecución es gestionar de la mejor manera a los interesados siguiendo las estrategias que establecidas en la planificación. Es decir, gestionarlos atentamente, mantenerlos satisfechos o informados y monitorearlos.

No hay que olvidar que los interesados juegan un papel muy importante en esta fase de ejecución, ya que de ellos vendrán los cambios que probablemente tenga el proyecto. Recuerda que conforme pasa el tiempo, el impacto de los cambios es mayor.

Si se presentara algún problema o cambio puedes utilizar algunas de las siguientes habilidades para reducir el impacto de los mismos:

La negociación
Toma de decisiones
Resolución de conflictos
Inteligencia emocional
Liderazgo

Datos de avance

Mientras las actividades del proyecto se ejecutan se debe recopilar los datos de avance. Esto permitirá evaluar el proyecto durante el monitoreo y control. Para esto recomendamos que elaborar hojas de recopilación de datos basadas en la EDT.

Estas hojas pueden ser algo tan simple como una casilla con el porcentaje de avance o algo más elaboradas y que permitan controlar el cumplimento de otros parámetros; por ejemplo, los criterios de aceptación de los entregables. Se recomienda que el responsable de cada actividad sea la persona que recopile y reporte los datos de avance.

Entre algunos de los datos más importantes que puedes recopilar están:

El porcentaje de avance, que te ayudará a conocer lo que se ha hecho y lo que falta hasta el momento.
La fecha de inicio real y el tiempo de la actividad, que te servirá tanto para el monitoreo y control como para guardar datos históricos para los proyectos que implementes en el futuro.
El costo de la actividad, en caso de que el responsable también maneje los costos de los recursos.

Estas son algunas recomendaciones al momento de solicitar datos de avance:

Solicitar solamente la información que se necesite, no es conveniente sobrecargar a los miembros del equipo. Realizar mediciones y cálculos les puede tomar mucho tiempo.
La cantidad de información y nivel de detalle lo defines el Director del Proyecto, y para ello hay que considerar el tamaño y complejidad del proyecto.
Recuerda que lo mejor es utilizar las herramientas colaborativas para la recopilación de datos. Esto ayudará a mantener informados a los miembros del equipo y facilitará el seguimiento de los datos.
Obttener datos de calidad ya que estos serán fundamentales en las siguientes etapas del proyecto.