Monitoreo y Control
En el monitoreo y control del proyecto realizamos el seguimiento, analizamos y regulamos el progreso y el desempeño del proyecto, con el fin de identificar áreas en las que el plan requiera mejoras e iniciar los cambios correspondientes. También, se debe recordar que el monitoreo y control se lo realizará durante toda la duración del proyecto desde el inicio hasta el cierre. En esta fase aseguramos que el proyecto vaya encaminado hacia sus objetivos.
Hacer el seguimiento al proyecto
En el monitoreo y control, la información recopilada en la fase de ejecución debe ser estructurada de una manera comprensible y de acuerdo con la EDT para obtener las actualizaciones de estado del proyecto.
Estas actualizaciones permitirán conocer cómo avanza el proyecto, si vamos con atraso, adelanto o según lo planificado. También se evalúan los resultados de las mediciones y tendencias para mejorar el rendimiento del proyecto.
Analizar el desempeño del proyecto
Para tener una idea sobre el desempeño del proyecto recomendamos que realices hagas las siguientes preguntas respecto del proyecto:
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¿Estamos atrasados o adelantados?
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¿Porqué?
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¿Qué podemos mejorar?
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¿Qué podemos aplicar?
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Fast tracking: Llevar a cabo actividades de manera paralela que normalmente se ejecutarían en secuencia.
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Crashing: Asignar más recursos al proyecto con el objetivo de acelerar el rendimiento.
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Luego toma acciones de mejora.
Gestionar los cambios
Aunque se estén ejecutando las tareas descritas en la EDT, los proyectos están expuestos a sufrir cambios a lo largo de su implementación. Por lo tanto, lo que se debe hacer es analizar cada cambio propuesto, para identificar su impacto, notificar a los interesados y gestionar con el sponsor sobre si los mismos se deben ejecutar.
A la hora que se presenten cambios se recomienda:
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Evaluar el impacto del cambio tanto en tiempo como en costo.
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Analizar alternativas al cambio. Por lo general, existen alternativas que pueden resultar convenientes para el proyecto.
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Notificar a los interesados si el cambio fue aprobado o rechazado.
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Actualizar la planificación.