5 tips para aprovechar al máximo MS Project

MS Project es una de las herramientas más populares de la Dirección de Proyectos a nivel mundial. Esto es debido a que este software permite aplicar los procedimientos, buenas prácticas y los estándares para la dirección de proyectos descritos en el PMBOK® del PMI®. De esta manera, MS Project brinda las herramientas necesarias para obtener los resultados requeridos para las empresas. Esto se debe a su versatilidad y flexibilidad que permite planificar y realizar seguimientos de los proyectos de una forma conjunta.

A continuación dejamos algunos tips para explotar esta herramienta al máximo:

1. No excederse en el número de tareas a gestionar simultáneamente

Hay que recordar que, aunque el MS Project tiene todas las herramientas y capacidad para generar y procesar gran cantidad de información, el Director de Proyectos no cuenta con todo el tiempo para dedicarse a cada una de las tareas del proyecto. Por lo que se recomienda delegar responsables para las actividades y tareas más pequeñas, mientras el Director de Proyectos se encarga de supervisarlas.

2. Tratar de evitar un desglose de tareas demasiado exhaustivo

Hay que recordar que MS Project te permite desglosar la EDT en los niveles que tu desees. Sin embargo, se recomienda tener en cuenta que para crear una actividad no debe ser menor a 8 horas ni mayor a 40 horas. Por lo que no es necesario desglosar demasiado la EDT ya que podría dificultarte la gestión y aumentar la carga de trabajo.

3. Tener cuidado con la función de relación

Hay que ser cuidadoso cuando se utiliza esta función en MS Project, si bien es muy útil a la hora de gestionar la ruta crítica; sin embargo, si no se la utiliza correctamente podría generar algunos inconvenientes. Esto se debe a que si existe un cambio en las fechas de entrega de un paquete de trabajo, puede tener un efecto inesperado en la fecha de entrega definitiva.

4. Compartir la información del archivo de MS Project

El documento de MS Project se puede guardar en una ubicación central, dándoles acceso a los diferentes interesados. Esto ayuda a generar una gestión más transparente y permite una constante actualización del estado del proyecto. Además, la información como calendarios, vistas, tablas, filtros y campos se pueden almacenar en una base de datos global de la empresa que se comparte con todos los interesados. También, para mayor seguridad, Microsoft reconoce a las diferentes clases de usuarios que pueden tener diferentes niveles de acceso a proyectos, vistas y otros datos.

5. Trabajar con MS Project debe ahorrar tiempo

Se recomienda que el tiempo de actualización del trabajo en MS Project debería ser ágil y concreto. Si te toma más de una hora, revisa la forma en la que se está utilizando el software.

Próximamente tendremos más Tips y detalles para dominar MS Project, no olvides suscribirte para más noticias.