Importancia de la PMO

 

Empecemos con algunas preguntas:

 

  • ¿Por qué es importante para una empresa una PMO?

  • ¿Tu empresa necesita una PMO?

  • ¿Tu empresa cuenta con lo necesario para introducir una PMO?

 

La implementación de una Oficina de Gestión de Proyectos (PMO) es una decisión que dependerá en gran manera de las respuesta anteriores. La utilidad de la PMO en la organización dependerá de varios factores que veremos adelante. Sin embargo, debes estar consiente de los principales beneficios que una PMO podría aportar a tú organización. Entre estos tenemos: 

 

  • Priorización de proyectos “buenos” vs “no tan buenos”.

  • Asegurar que la gente adecuada esté en los proyectos adecuados.

  • Visualizar los avances y sacar los problemas a la superficie.

  • Estandarización de los proyectos conforme a las prácticas organizacionales.

 

¿Qué es una PMO?

 

Una PMO por sus siglas en inglés “Project Management Office”, es una unidad organizacional que puede ser física o virtual, y esta estructurada para dirigir y controlar de manera simultánea varios proyectos dentro de una organización, con el propósito de minimizar los riesgos inherentes a los mismos. De acuerdo con el PMBOK® una PMO es: “una unidad de la organización para centralizar y coordinar la dirección de proyectos a su cargo”. 

 

Por lo tanto, una PMO es un departamento u oficina dentro de una organización dedicada exclusivamente para la gestión de proyectos, que tiene como fin último la maximización de la eficiencia de la organización y de sus proyectos.

 

¿Cuáles son sus servicios? 

 

Los servicios que pueden ofrecer las PMOs dependerá mucho de la organización y del tipo de proyectos que se ejecuten en la misma; es decir, no todas las PMOs realizan las mismas actividades, ya que los servicios que demandan sus clientes internos cambian en el tiempo y dependerá de cada organización, siendo imposible distinguir a breves rasgos los servicios que tu PMO podría ofrecer a tu organización, si no se habla antes con tus clientes internos.

Sin embargo, a continuación, se enlistan algunos de los servicios que tu PMO podría ofrecer a tu organización:

 

  • Reportar el estatus de proyectos y programas a dirección.

  • Desarrollar e implementar una metodología estándar de gestión de proyectos

  • Realizar seguimiento del rendimiento de proyectos y programas

  • Desarrollar competencias profesionales y formar al talento de la organización

  • Asesorar a alta dirección

  • Coordinar e integrar los proyectos en el portafolio; priorizar los proyectos y reequilibrarlos según sea necesario

  • Promover el reconocimiento de la gestión de proyectos en la organización

  • Realizar el seguimiento de la propia PMO

  • Participar en la planificación estratégica

  • Asesorar a los gestores de proyecto

  • Gestionar el portafolio de la organización

  • Identificar, seleccionar y priorizar nuevos proyectos

  • Gestionar documentación de proyectos y administrar un repositorio de conocimiento

  • Gestionar uno o más programas

  • Auditar proyectos y programas

  • Gestionar la interacción con los clientes

  • Proporcionar herramientas que se puedan adaptar para cumplir las necesidades de programas y proyectos

  • Proporcionar servicios especializados para gestores de proyectos

  • Asignar y compartir recursos entre proyectos

  • Revisar los proyectos tras la finalización de los mismos

  • Implementar y gestionar la base de datos de lecciones aprendidas

  • Gestionar los beneficios de los programas

  • Analizar el entorno y las relaciones con la organización, generando un mapa de las relaciones del proyecto y el entorno dentro y fuera de la organización

  • Reclutar, seleccionar, evaluar y decidir la remuneración de los gestores de proyectos; establecer una trayectoria profesional para gestores de proyectos.

 

En verdad, son muchos servicios. Y una clave para su implementación es identificar aquellos que otorguen más beneficios a tu organización.

 

Niveles de madurez

 

Cuando necesites saber la factibilidad de una PMO, el nivel de madurez de tu organización puede ser un indicador de mucha ayuda.  Por lo que general se maneja un modelo de madurez de cinco niveles, cada uno con sus principales características, como se lo muestra a continuación: 

 

 

 

 

Cada una de estos niveles contienen actividades que se pueden reconocer dentro de la organización. Para saber en que nivel tu organización se encuentra, puedes guiarte en las siguientes características.

 

Nivel Inicial

  • Prácticas no formales. 

  • Alta dependencia de las habilidades personales e individuales.

  • Solo algunos proyectos tienen éxito.

  • Reportes de proyectos no satisfacen a los interesados.

 

Nivel Repetible

  • Diseño e inicio de la implantación de una Metodología.

  • Entrenamiento en Dirección de Proyecto.

  • Guía de Mejores Prácticas (GMP).

  • Plan de implementación de la GMP.

  • Lenguaje y entendimiento común.

 

Nivel Definido

  • Metodología adoptada y utilizada en toda la organización.

  • Aprobación formal de cada Fase del Ciclo de Vida.

  • Plan para todos los proyectos.

  • Reportes de proyectos estándares y utilizados. 

  • Áreas de la Guía del PMBOK® consistentemente utilizadas:

    • Alcance

    • Calidad

    • Tiempo

    • Comunicaciones

    • Recursos Humanos

 

Nivel Gestionado

  • Comité Estratégico de Proyectos.

  • PMO estratégica. Priorización de proyectos. 

  • Carga y nivelación de Recursos.

  • Control de Costos y Valor Ganado.

  • Se agregan a las áreas de la Guía del PMBOK® consistentemente utilizadas: 

    • Costos

    • Riesgos

    • Adquisiciones

    • Interesados

    • Integración

 

Nivel Optimizado

  • Métricas del proceso de Dirección de Proyectos.

  • Agenda formal de Comité Estratégico de Proyectos con PMO.

  • Revisiones de la Guía de Mejores Práctica.

  • Lecciones Aprendidas y mejoramiento continuo.

  • Benchmarking.

  • Auditorias del proceso de Dirección de Proyecto.

  • Evaluación de Madurez OPM3®.

 

Si quieres saber más sobre los proyectos, visita la sección Blog de la página de Insight Projects.

 

Si quieres saber sobre los servicios de Insight Projects visita la sección de Servicios del sitio web.

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