¿Qué es un proyecto ágil?
Empecemos aclarando los términos, un proyecto es un esfuerzo temporal para crear un producto, servicio o resultado único, mientras entendemos como ágil a la característica de rapidez, es decir algo que se desarrolla o desenvuelve de forma rápida.
Es común escuchar de proyectos ágiles, pero ello no significa que el proyecto se implemente más rápido – a todos nos encantaría que nuestros proyectos salgan lo más rápido posible –, sino nos referimos a un proyecto gestionado de una manera o con una metodología ágil.
Considerando que los proyectos varían entre sí ya sea por su tamaño, nivel de complejidad u otros factores, también tenemos proyectos cuyo alcance no tienen un alcance claro en su concepción, de hecho, estos proyectos se han incrementado mucho en los últimos años principalmente por los cambios tecnológicos a los que nos enfrentamos, entre ellos transformación digital, innovación, inteligencia artificial, nuevas redes de telecomunicación, etc. Estos proyectos cuyo alcance no puede definirse con certeza son los que tienen mayor riesgo de cambios durante su implementación, y por ende, su presupuesto y cronograma se verán afectados constantemente.
Debido a esta situación surgen las metodologías ágiles de gestión de proyectos, cuyo objetivo es adaptar la forma de trabajo a las condiciones del proyecto, para ganar flexibilidad y rapidez en la conseguir los entregables del proyecto.
Características de la gestión ágil
La gestión ágil de proyectos es una metodología con enfoque de respuesta al cambio y entregar el trabajo en intevalos cortos de tiempo o también llamados “sprints”. La planificación tiene un menor grado de detalle que la gestión tradicional y se prioriza el trabajo entregado al cliente para su prueba. Este tipo de gestión requiere de una fuerte integración entre los miembros del equipo, ya que priman la comunicación y colaboración en el desarrollo del proyecto.
Una característica de la gestión ágil es la participación activa del cliente, tanto de forma directa como a través de un “representante” en el equipo del proyecto. Y dado que se realizan entregas rápidas de trabajo, el proyecto tiene una gran cantidad de cambios a los que debe adaptarse.
El Manifiesto Ágil
La gestión ágil de proyectos se basa en un documento redactado por 17 desarrolladores de software que vieron una gran carga en la documentación y rigidez de la gestión tradicional. Este documento se le conoce como el Manifiesto Ágil y recoge cuatro valores en los que las metodologías ágiles de gestión se basan:
Individuos e interacciones sobre procesos y herramientas.
Software funcionando sobre documentación extensiva.
Colaboración con el cliente sobre negociación contractual.
Respuesta ante el cambio sobre seguir un plan.
Aunque se valoran los elementos de la derecha, se valoran más los de la izquierda.
Diferencias entre la gestión ágil y tradicional
La gestión tradicional tiene como premisa la definición del alcance desde un principio, y por ello el esfuerzo de planificación toma un rol fundamental, de hecho en la 6ta edición del PMBOK®, el libro de referencia fundamental para todo director de proyecto, 24 de los 47 procesos de la gestión de proyectos se enfocan en la planificación. Esto permite establecer las responsabilidades de los miembros del equipo respecto del proyecto y otros componentes (como las adquisiciones, comunicaciones, riesgos, etc.) de manera anticipada y formal. Los cambios, en este modelo, deben cumplir un proceso formal de aprobación antes de ser planificados y luego implementados.
En cambio, en la gestión ágil de proyectos buscan adaptarse al cambio, de hecho generalmente, tanto el plazo y el costo se vuelven importantes en un principio y el alcance (enfocado como caracterísitcas del proyectos) es variable a lo largo de la implementación. Durante la implementación del proyecto, la ejecución (entendida como los pasos desde el desarrollo hasta las pruebas de los entregables) toma el rol más importante. Dado que el alcance no definido claramente, los cambios estarán presentes de manera frecuente por lo que el equipo y la forma de trabajo estarán adaptadas a integrar el cambio en el proyecto.
¿Y que tipo de gestión debo elegir para mi proyecto?
Es la pregunta del millón, cada forma de gestión tiene sus ventajas y desventajas y todo dependerá de algunos factores del proyecto, sin embargo hay algunas preguntas que debes hacer al momento de gestionar el proyecto:
¿Qué tan claro es el alcance? Imagínate que vas a construir un edificio y tienes los planos o el modelo 3D, es decir que tienes detalles profundos del alcance, lo más recomendable es seguir una gestión tradicional. Sin embargo el proyecto es diseñar un edicio y solamente conoces el número de pisos, o incluso ni eso, tienes un proyecto con grandes posibilidades de cambios, y por ello se recomendaría una gestión ágil.
¿Qué tipo de recursos predomina en el proyecto? Si el proyecto tiene una fuerte presencia (es decir mayor al 30%) de recursos consumibles tales como materiales, permisos, alquileres, etc., esto implica que un cambio puede generar desperdicios de material y de dinero, se recomienda un enfoque tradicional, es decir estar seguros de lo que vamos a hacer antes de empezar la ejecución. En cambio, si en los recursos del proyecto predominan los recursos de personal (es decir que las inversiones del proyecto estarán en su mayoría en honorarios profesionales) se recomienda gestionar el proyecto de forma ágil dado que las personas podrán manejar mejor los cambios.
Es importante notar que las dos formas de gestión son complementarias e incrementan la habilidades del director de proyecto, y por consiguiente incrementan también las posibilidades de éxito del proyecto. Por esta razón también existen formas híbridas (una combinación entre la gestión tradicional y ágil) para dirigir proyectos, pero eso será un tema para otra oportunidad.
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