¿Cómo implementar el teletrabajo en mi empresa?
El teletrabajo es una de las mejores estrategias para afrontar estos momentos difíciles ante la propagación del virus Covid 19, también comúnmente llamado Coronavirus. Esta modalidad de trabajo a distancia va a permitir a los colaboradores de una empresa que desempeñe sus funciones aún estando fuera de la empresa.
A pesar que pueda sonar sencillo, no lo es. El teletrabajo brinda muchas oportunidades como amenazas que, si las sabemos gestionar, podremos aprovechar su potencialidad minimizando los riesgos. Lo mejor es realizar la implementación planificada con un alcance definido, pero si la situación es emergente, como está sucediendo en muchos lugares del mundo, existen algunas recomendaciones que te dejamos a continuación:
1. Establece las funciones más idóneas
Empecemos dejando algo en claro, el teletrabajo no aplica para todas las funciones, sobretodo si hablamos de cadenas de producción o servicios básicos, aún no disponemos de la tecnología necesaria o su costo de implementación es restrictivo para la mayoría. Sin embargo, si existen muchas funciones que puede ser realizadas remotamente, entre ellas los servicios administrativos, educativos, consultoría, asesoría, legal, etc.
Entonces lo primero que debemos hacer es mirar el mapa o flujo de procesos de nuestra empresa y observar aquellos procesos con sus funciones y responsables que puedan realizarse de forma remota. Ten en cuenta que el flujo de procesos servirá de mucho para analizar el impacto de que una función sea remota. Si no tienes un mapa o flujo de procesos en tu empresa, entonces debes mirar según el organigrama de tu organización, aunque te recomendamos fuertemente que tu empresa disponga un mapa de procesos, ya que es algo básico pero no siempre realizado. Aquí podrás encontrar los pasos para realizar un mapa de procesos.
Considera también que una persona puede tener solo algunas funciones que puedan ser trabajadas remotamente y otras en las que necesariamente tenga que estar presente físicamente, para estos casos es importante definir los horarios de cada actividad, es posible que haya optimizaciones.
2. Las reglas claras generan confianza
Así es, primero debemos establecer reglas claras para generar o mantener la confianza en el equipo. No debemos asumir que nuestro equipo, por más confianza que tengamos en él, va a tener un desempeño adecuado si cambiaremos su forma de trabajar. Algunas de las reglas que se deben definir son:
- Horarios de entrada y salida.
- Medio de comunicación (para colaboradores, para clientes, para proveedores, etc.).
- Metas por alcanzar.
- Información que se puede extraer y sus protocolos de responsabilidad, confidencialidad y seguridad de la misma.
- Procedimiento para autorización de actividades y firma de documentos.
- Permisos especiales.
- ¿Cómo serán llevarán a cabo las reuniones?
- ¿Qué hacer en casos particulares?
Estas reglas deben ser claramente expuestas a todos los interesados para reducir al máximo las dudas y suposiciones.
3. Proporciona los insumos necesarios
Cuando se realiza un análisis causal se revisan varias causas posibles como: la persona, el material, el equipo, el método, la medida y el entorno. Dos de las mayores causas de un problema provienen de los insumos (materiales y el equipo), por lo que es importante verificar que los colaboradores dispongan de lo necesario para realizar su trabajo efectivamente.
Algunos de los equipos necesarios pueden ser computadores, teléfonos inteligentes, software, acceso a la red interna de la empresa, internet, etc. Para solventar estos insumos existen varias alternativas como: telefonía IP, software para acceso remoto a computadoras del trabajo (TeamViewer es un buen ejemplo), accesos VPN, software libre, etc.
Hay un asunto muy importante sobre los insumos, y es la información de la empresa. Esta información es un patrimonio de la organización y debe ser protegido. Si algún colaborador requiere extraer información vigila que se cumplan criterios de responsabilidad con esta información y su manejo, la confidencialidad y la seguridad de la misma.
4. Definir metas S.M.A.R.T.
Una de las reglas establecidas en el punto 2 merece más detalle. Las metas en un trabajo deben ser muy claras, y para ello se puede utilizar la técnica S.M.A.R.T.:
- S: Específicas (Specific)
- M: Medible (Measurable)
- A: Alcanzable (Achievable)
- R: Relevante (Relevant)
- T: Con tiempo límite (Time-bound)
Define estas metas con el equipo y, con el acuerdo de todos, emprendan este nuevo reto.
5. La comunicación siempre es clave
Otra de las reglas del punto 2 requiere más profundidad. La comunicación es fundamental en un equipo de trabajo y la tecnología nos permite mantenerla a pesar de la distancia. Se deben establecer claramente los medios de comunicación entre los miembros del equipo, con los clientes y con los proveedores. Estos medios pueden ser lo que ya se han venido utilizando con el trabajo presencial, pero existen casos por resolver en este aspecto como los accesos a correos empresariales, números telefónicos, etc.
Otro punto a tener en cuenta dentro de la comunicación es definir si se requiere comunicación obligatoria (esto puede ser útil para equipos de trabajo nuevos o que tengan problemas internos) y definir los momentos en los que se debe realizar. Este punto ayuda a generar confianza entre los miembros del equipo para garantizar que todos se encuentren trabajando y avanzando, además de reducir la posible aparición de "free riders" en el equipo.
6. Recomienda un entorno
Tal como vimos en el punto 3, el entorno es otro punto que puede generar problemas. Y hay que ser sinceros, en nuestros hogares existen muchas distracciones que pueden desviarnos del trabajo. Para ello es importante recomendar algunos aspectos que debe tener el lugar de trabajo en tu casa para reducir las distracciones. Algunas recomendaciones pueden ser:
- Tener un lugar iluminado apropiadamente.
- Disponer de un escritorio adecuado para el trabajo.
- Comprobar la conexión de internet para verificar su velocidad.
- Separar o colocar algún biombo entre el escritorio y el resto de la casa.
- Utilizar la técnica Pomodoro para permanecer tiempo enfocado y productivo.
- Apagar todo electrodoméstico que genere distracción.
7. Mejora continua
Todo proceso nuevo requiere de tiempo de estabilización, por ello es importante dar seguimiento a las metas establecidas, y tomar en serio las recomendaciones de los miembros del equipo para alcanzar un nivel óptimo. Recuerda el ciclo PHVA (Planear - Hacer - Verificar - Actuar), a pesar que la situación quizá no proporcione tiempo para una adecuada planificación, el ciclo continua y la retroalimentación es fundamental para mantener el ciclo funcionando.
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