¿Cómo retomar un proyecto después de una crisis?
Es frecuente que los proyectos se suspendan y existen múltiples causas para estos eventos que pueden ser presupuesto agotado, cambios o nuevas regulaciones, un proveedor crítico incumplió, etc. Y en estos momentos hay muchos proyectos que fueron suspendidos o incluso cancelados, pero ¿cómo podemos retomar un proyecto después de pasar una crisis? Aquí te dejamos algunos consejos:
1. Todo empieza en el porqué
Piensa en cuando inició el proyecto, cuales fueron las motivaciones para empezar este viaje. Para motivar a un equipo, todo nace en expresar el porqué del proyecto, exponer el futuro para la empresa y el equipo cuando el proyecto esté en marcha. Acá te dejamos un artículo sobre la importancia del porqué en la gestión de proyectos.
Luego de exponer el porqué del proyecto, es importante que el equipo y la organización reconozcan el valor que aportará el proyecto para la estrategia o para el cliente; y si el proyecto perdió su valor y ya no vale la pena continuar, pues es momento de cancelarlo y evitar esfuerzos en vano. Todos debemos convencernos que el proyecto vale la pena para sobreponer cualquier adversidad.
2. Revisa los objetivos
Se considera que un proyecto fracasó cuando alguno de sus objetivos no se puede cumplir, y la crisis pudo afectar algún objetivo. Si el proyecto continuará, sus objetivos deben mantenerse o revisarse de ser el caso.
3. Ajusta lo necesario
Cada proyecto resulta impactado de forma distinta después de la crisis, por ello harán falta ajustes para continuar y algunos de los puntos que se pueden ajustar son los siguientes:
- Equipo: Las personas suelen ser las más afectadas luego de una crisis y son las primeras en las que debemos pensar cuando retomamos luego de una crisis y más aún si existieron impactos económicos en ellas. La conformación del equipo de proyecto puede necesitar ajustes, incluso algunos miembros pueden ser reasignados a otros proyectos y debemos tener en cuenta esa posibilidad.
- Disponibilidad: Siguiendo con el hilo anterior, la disponibilidad del equipo también podría ajustarse, quizá sean necesarias ráfagas de trabajo intenso para alcanzar hitos o mejorar los rendimientos. De igual manera, los horarios de las reuniones pudieran tener cambios y verificar la disponibilidad de los interesados es necesaria.
- Trabajo remoto: El teletrabajo seguirá presente de forma importante en los proyecto e incrementarse si ya existía antes. Tomar en cuenta lo que funcionó y lo que no funcionó durante la crisis resultará en lecciones aprendidas que pueden implementarse inmediatamente. Acá te dejamos algunas recomendaciones para el teletrabajo tanto para la empresa como para los colaboradores.
- Formación: El trabajo será arduo luego de la crisis, pero no se debe descuidar la formación. La fomación en línea puede ser una solución viable.
- La líneas base del proyecto: El presupuesto, plazo de entrega o incluso el alcance entre otras variables pudieron ser afectadas por la crisis. Revisa su impacto comparando con la línea base establecida inicialmente y si no se puede cumplir incluso optimizando rendimientos, plantea a los interesados modificarla.
- Hitos: Los hitos y/o entregas parciales también deben ser consideradas para ajuste. Considera que el proyecto debe entregar valor al cliente lo antes posible.
4. Enciende la gestión de cambios
Una crisis acarrea muchos cambios y este es el momento de poner a prueba la gestión de cambios del proyecto. Sigue los pasos o el proceso de gestión de cambios del poryecto y ajústalo a la nueva realidad del proyecto, una crisis no es motivo para generar desorden o saltarse los procedimientos establecidos. Si la gestión de cambios de tu proyecto es muy engorrosa o burocrática, considera modificarla para agilizar este proceso.
5. Cambia el plan pero no la meta
Es altamente probable que el plan necesite modificarse. Considera optimizar tareas utilizando crushing (meter más recursos para terminar las tareas en menos tiempo) o el fast-tracking (realizar varias tareas en paralelo). Si el proyecto tiene varias fases, considera también solaparlas de ser posible.
6. No te olvides de los interesados
El compromiso de los interesados para el proyecto es fundamental, en especial del sponsor y los que tienen un alto interés y poder en el proyecto. Utiliza las estrategias más adecuadas con cada uno de los interesados para lograr su apoyo y sacar el proyecto del bache en el que cayó.
7. Vigila de cerca el financiamiento
Lo sé, a menudo el director del proyecto no tiene control sobre el financiamiento, pero la falta de recursos para el proyecto es una de las principales causas para su fracaso.
Son tiempos difíciles luego de la crisis, pero si como vimos en el punto 1, el proyecto vale la pena, debemos cuidar de su sustento económico.
La gestión de riesgos del proyecto es clave para identificar una crisis, sin embargo existe la posibilidad que aparezcan los llamados "cisnes negros" que impactarán fuertemente y originarán una crisis en el proyecto; de estos cisnes negros hablaremos en una próxima ocasión.
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